It was a strange sensation, about a year and a half ago. What no one ever thought possible happened: the world of events and conferences came to a halt in one fell swoop. Suddenly the Beurs van Berlage, like its fellow event locations, was confronted with an empty agenda. “We were still quite busy in the beginning”, says the . “Especially with moving events. There is a lot to consider: you have to reassure organizers, create space in the already full agenda, see whether the current form of the event will still be suitable in a year's time, for example, and in consultation with the hotels about the rooms already booked for several days. conferences.”
Looking at what is possible: restart with small events
The Beurs quickly realized that sitting still and waiting for the pandemic to end was not a solution. It was necessary to listen carefully to the wishes from the market in order to develop appropriate new products and services. We looked at what was still possible, despite all the limitations and uncertainties. This resulted in a restart with small-scale events, such as concerts and graduation ceremonies. Rooms were also made available for shareholders' meetings and exam candidates, and the Stock Exchange was even set up as a voting location for national elections. “That was a great way to help other sectors with a lack of space. It was also nice for our people, because doing nothing and sitting still is not in our DNA.”
The next step: virtually walk into the Stock Exchange again
But the Beurs did even more, responding to the increasing demand for hybrid and virtual events, for example. Together with partners Faber Audiovisuals, Univate and Plugged Live Shows, a platform was soon developed that allowed organizers to expand their physical event with a virtual experience, or even make it completely digital.
With the 'Beurs van Berlage Virtual Live Events Platform', you enter the digital Beurs as a participant. The doorman welcomes you personally, after which you walk into the exhibition foyer. There you can hear the buzz of the other participants in the background, just like at a live conference. Van Kessel is very enthusiastic about this, because in this way it is still possible to experience the ambiance of the monumental building and the personal hospitality. “At an online conference you often get a link. When you click on that, you usually end up in a Zoom-like environment. But the Beurs is precisely a location that you choose because of its rich history and appearance. With the platform you imagine yourself, although digital, in the Beurs van Berlage. The carousel in the platform allows visitors to communicate with fellow conference attendees, and even ask the speakers live questions.”
In order to take hybrid and virtual events to a mature level, the Beurs realized a completely new state of the art event studio: Studio Berlage. Studio Berlage is not just a green screen in which a speaker is projected flat into a different background, but a real stage in one of the historic halls of the Beurs. We work with an LED base surrounded by a virtual world, which enables lively interaction at a distance between the audience, presenters and/or several keynote speakers.
In addition, the Administration Room was converted into a smaller studio, Studio 1903, which is fully equipped to unburden organizers of smaller online webinars, seminars and other small-scale virtual events.
Stays online because of the great added value
The Beurs van Berlage assumes that hybrid events will remain, because the online component is of great added value. An important advantage is that organizers can now increase their reach. “Normally, the Beurs van Berlage can accommodate a maximum of 1,300 conference participants. By adding an online component, you can increase the number of participants, to infinity. But you can also attract a completely different target group, because online also works as a kind of on-demand model. People who are only interested in a certain part of the congress only look at that item. Viewing from a distance is also interesting for people who do not want, cannot or are not allowed to travel. You can also choose to review sessions at a later time. With online additions you get more return from your event. Thanks to the shareable nature of a recording, for example, you can choose to offer it again later. You can do this via a digital channel, for example via a subscription, but also during another event.”
Live events are coming back in full
But as valuable as all online options are, Van Kessel still believes in the power of live events. “A spontaneous conversation on the floor is different from communicating via a screen. Of course it also gives a different feeling to visit an event in an international hotspot with charm; a building with grandeur, the place to be in the warm heart of Amsterdam where special things happen.”
She is therefore convinced that live events will return in their full glory. In her view, this is accompanied by new challenges when there is also an online component. For example, people who watch through a screen often become easily distracted, making it more difficult to maintain their attention. The other way around: precisely when it is easy to attend an event from the living room, it requires an extra effort to entice people to visit on location.
“If you want to be successful with a hybrid event, you really have to offer two separate programs. These programs will have to be more distinctive than before. Live conferences are all about the program for the whole day, including things like a good lunch, clean toilets, clear signage and welcoming staff. The online part is much more about things like the power of the speakers, the topics of the sessions and the content.”
Making your event a success together
The Beurs van Berlage likes to think along with organizers of conferences and other events, about how they can best captivate their participants live and online. “We have all the facilities in-house to organize and set up an unforgettable conference completely from A to Z, both live, hybrid and completely virtual. Our employees are very experienced and, together with our partners, can take a lot of work off the hands of an organizer. Think of the preliminary phase, registration, arranging hotels during the event, the event itself with all the trimmings, but also the aftercare. We have everything in-house to make every event a great success.”
Recent events have in any case brought a lot of creativity to the surface at the Beurs van Berlage. The organization has been shown to be resilient and able to respond quickly to change. “We have not given up. The crisis has taught us that you should always have a plan B. As a result, an event can always continue, even if something unexpected happens. So we can always do something for our customers. Together we make it a success and we ensure that we achieve what it is all about in the end: that visitors have an unforgettable experience,” concludes Evelien van Kessel.
nl
Het was een vreemde gewaarwording, zo’n anderhalf jaar geleden. Wat niemand ooit voor mogelijk had gehouden gebeurde: de wereld van de evenementen en congressen kwam in één klap tot stilstand. Plots werd de Beurs van Berlage, net als haar collega-evenementenlocaties, geconfronteerd met een lege agenda. “Toch hadden we het in het begin nog best druk”, blikt de . “Vooral met het verplaatsen van evenementen. Daar komt veel bij kijken: je moet organisatoren geruststellen, ruimte creëren in de toch al volle agenda, kijken of de huidige vorm van het evenement bijvoorbeeld over een jaar ook nog geschikt is, en met de hotels in overleg over de reeds geboekte kamers voor meerdaagse congressen.”
Kijken naar wat wel mogelijk is: herstart met kleine evenementen
Bij de Beurs drong snel het besef door dat het geen oplossing was om stil te zitten en wachten tot de pandemie voorbij zou zijn. Er moest juist goed naar de wensen vanuit de markt moest worden geluisterd om passende nieuwe producten en diensten ontwikkeld moesten worden. Er werd gekeken naar wat nog wél mogelijk was, ondanks alle beperkingen en onzekerheden. Zo kwam het tot een herstart met kleinschalige evenementen, zoals concerten en diploma-uitreikingen. Ook werden ruimtes beschikbaar gesteld voor aandeelhoudersvergaderingen en examenkandidaten, en werd de Beurs zelfs ingericht als stemlocatie voor de landelijke verkiezingen. “Dat was een mooie manier om andere sectoren met ruimtegebrek te kunnen helpen. Voor onze mensen was het ook fijn, want niks doen en stilzitten zit niet in ons DNA.”
De volgende stap: virtueel de Beurs weer binnenlopen
Maar de Beurs deed nog meer, inspelen op de stijgende vraag naar hybride en virtuele evenementen bijvoorbeeld. Samen met partners Faber Audiovisuals, Univate en Plugged Live Shows, werd al snel een platform ontwikkeld dat organisatoren de mogelijkheid bood hun fysieke evenement uit te breiden met een virtuele ervaring, of zelfs volledig digitaal te maken.
Met het ‘Beurs van Berlage Virtual Live Events Platform’, stap je als deelnemer de digitale Beurs binnen. De portier heet je persoonlijk welkom, waarna je de beursfoyer binnenloopt. Daar hoor je het geroezemoes van de overige deelnemers op de achtergrond, net als bij een live congres. Van Kessel is hier erg enthousiast over, omdat het op deze manier alsnog mogelijk is de ambiance van het monumentale gebouw en de persoonlijke gastvrijheid te beleven. “Bij een online congres krijg je vaak een linkje. Als je daarop klikt, kom je meestal in een Zoom-achtige omgeving. Maar de Beurs is nu juist een locatie waarvoor je kiest vanwege de rijke historie en de uitstraling. Met het platform waan je je, hoewel digitaal, toch in de Beurs van Berlage. Het carrousel in het platform stelt bezoekers in staat met-mede congresbezoekers te communiceren, en zelfs de sprekers live vragen te stellen.”
Om hybride en virtuele evenementen naar een volwassen niveau te tillen, realiseerde de Beurs een volledige nieuwe state of the art eventstudio: Studio Berlage. Studio Berlage is niet zomaar een green screen waarbij een spreker plat in een andere achtergrond wordt geprojecteerd, maar een echt podium in één van de historische zalen van de Beurs. Er wordt gewerkt met een LED-basis met daaromheen een virtuele wereld, wat een levendige interactie op afstand mogelijk maakt tussen publiek, presentatoren en/of meerdere keynotesprekers.
Daarnaast werd de Administratiezaal omgebouwd tot een kleinere studio, Studio 1903, die volledig ingericht is op het volledig ontzorgen van organisatoren van kleinere online webinars, seminars en andere kleinschalige virtuele events.
Online blijft vanwege de grote toegevoegde waarde
De Beurs van Berlage gaat ervan uit dat hybride evenementen blijven, omdat de online component van grote toegevoegde waarde is. Een belangrijk voordeel is dat organisatoren hun bereik nu kunnen vergroten. “Normaal gesproken is er in de Beurs van Berlage plek voor maximaal 1300 congresdeelnemers. Door het toevoegen van een online component, kun je het aantal deelnemers ophogen, tot het oneindige. Maar je kunt óók een hele andere doelgroep aantrekken, doordat online ook als een soort on-demandmodel werkt. Mensen die alleen voor een bepaald congresonderdeel belangstelling hebben, kijken alleen naar dat item. Op afstand kijken is bovendien interessant voor mensen die niet willen, kunnen of mogen reizen. Je kunt er ook voor kiezen om sessies op een later tijdstip terug te kijken. Met online toevoegingen haal je dus meer rendement uit je evenement. Dankzij het deelbare karakter van bijvoorbeeld een opname, kun je ervoor kiezen om die later nog eens aan te bieden. Dat kun je doen via een digitaal kanaal, bijvoorbeeld via een abonnementsvorm, maar ook tijdens een ander evenement.”
Live events komen volledig terug
Maar hoe waardevol alle online opties ook zijn, Van Kessel gelooft nog steeds in de kracht van live-events. “Een spontaan gesprek op de vloer is toch anders dan via een scherm communiceren. Het geeft natuurlijk ook een ander gevoel om een evenement te bezoeken in een internationale hotspot met charme; een gebouw met grandeur, the place to be in het warme hart van Amsterdam waar bijzondere dingen gebeuren.”
Ze is er dan ook van overtuigd dat live events in volle glorie terugkomen. Dit gaat in haar ogen wel gepaard met nieuwe uitdagingen wanneer er ook een online component is. Zo raken mensen die via een scherm meekijken vaak snel afgeleid, waardoor het meer moeite kost om hun aandacht vast te houden. Andersom geldt: juist als het eenvoudig is vanuit de huiskamer bij een event te zijn, vergt dat een extra inspanning om mensen te verleiden tot een bezoek op locatie.
“Wil je succes hebben met een hybride evenement, dan moet je eigenlijk twee aparte programma’s aanbieden. Die programma’s zullen een groter onderscheidend vermogen moeten hebben dan voorheen. Bij live congressen draait het om het programma voor de hele dag, inclusief dingen als een goede lunch, schone toiletten, duidelijke bewegwijzering en gastvrij personeel. Bij het online gedeelte draait het veel meer om zaken als de kracht van de sprekers, de onderwerpen van de sessies en de content.”
Samen een succes maken van uw event
De Beurs van Berlage denkt graag mee met organisatoren van congressen en andere evenementen, over hoe zij hun deelnemers live en online het beste kunnen boeien. “We hebben alle faciliteiten in huis om een onvergetelijk congres volledig van A tot Z te organiseren en neer te kunnen zetten, zowel live, hybride als volledig virtueel. Onze medewerkers zijn zeer ervaren en kunnen, samen met onze partners, veel werk uit handen nemen van een organisator. Denk aan het voortraject, de registratie, het regelen van hotels tijdens het evenement, het evenement zelf met alles erop en eraan, maar ook aan de nazorg. Wij hebben alles in huis om van elk evenement een groot succes te maken.”
De gebeurtenissen van de afgelopen tijd hebben in ieder geval veel creativiteit bovengebracht bij de Beurs van Berlage. Het is gebleken dat de organisatie veerkrachtig is en snel kan inspelen op verandering. “We zijn niet bij de pakken neer gaan zitten. De crisis heeft ons geleerd dat je altijd over een plan B moet beschikken. Daardoor kan een evenement altijd doorgaan, ook als er iets onverwachts gebeurt. We kunnen dus altijd iets betekenen voor onze klanten. Samen maken we er een succes van en zorgen we ervoor dat we bereiken waar het uiteindelijk allemaal om gaat: dat bezoekers een onvergetelijke ervaring hebben,” besluit Evelien van Kessel.
