European Works Councils – Hybrid is the new normal!
Physical meetings are the norm, but since corona, “hybrid” meetings have become very popular. Read what this means here.
Since the start of the corona pandemic, companies have discovered the benefits of online meetings en masse. After all, meeting on Zoom or other online platforms offers many advantages. But a lot of subtle communication (such as body language) and informal contacts are still lost. For meetings on sensitive topics, introducing a new management team or coordinating across different countries, physical meetings offer many advantages. It is also clear that people have missed seeing each other in person again. But still, organizers must consider travel restrictions, quarantines, and also costs when planning meetings. The solution? Hybrid meetings.
We have developed such a solution for a European Works Council in the Serwir Hotel in Sint-Niklaas. A listed Belgian company wanted to bring together their trade union representatives from France, Belgium, the United Kingdom and Poland to consult with top management during the European Works Council. The customer was looking for Dutch, French, English and Polish interpreters. The challenge: the English-speaking participants could not travel to Belgium due to entry restrictions. We have devised a hybrid format as a solution. A combination of a physical meeting for the people who could attend and a virtual meeting for the participants who wanted to participate remotely. The interpreters sat in the room with the participants, with the translation being broadcast locally and sent via the internet to the remote participants. A technological tour de force that ensured a flawless result. The English-speaking participants were able to follow everything perfectly and also give their input to the meeting. This allowed the company to save on travel costs and lost work time without sacrificing meeting efficiency.
Are you facing the same challenges? Are you also looking for a hybrid solution for your meetings with interpreters? Please feel free to contact us and we will work out a tailor-made proposal!
nl
Fysieke vergaderingen zijn volop de norm, maar sinds corona zijn “hybride” vergaderingen erg populair. Lees hier wat dit inhoudt.
Sinds de start van de coronapandemie hebben bedrijven de voordelen van het online vergaderen massaal ontdekt. Vergaderen op Zoom of andere online platformen biedt immers vele voordelen. Maar veel subtiele communicatie (zoals lichaamstaal) en informele contacten gaan toch verloren. Voor vergaderingen over gevoelige onderwerpen, het voorstellen van een nieuw managementteam of het afstemmen over verschillende landen heen biedt fysiek vergaderen dan toch veel voordelen. Het is ook dus duidelijk dat mensen het gemist hebben elkaar opnieuw in levende lijve te zien. Maar toch moeten organisatoren rekening houden met reisbeperkingen, quarantaines en ook de kosten bij het plannen van vergaderingen. De oplossing? Hybride vergaderingen.
Voor een Europese Ondernemingsraad in het Serwir Hotel in Sint-Niklaas hebben we een dergelijke oplossing uitgewerkt. Een beursgenoteerd Belgisch bedrijf wilde hun vakbondsvertegenwoordigers uit Frankrijk, België, het Verenigd Koninkrijk en Polen samenbrengen om te overleggen met het topmanagement tijdens de Europese Ondernemingsraad. De klant was hiervoor op zoek naar tolken Nederlands, Frans, Engels en Pools. De uitdaging: de Engelstalige deelnemers konden niet naar België reizen, vanwege de inreisbeperkingen. Als oplossing hebben we een hybride formaat uitgedacht. Een combinatie van een fysieke vergadering voor de mensen die aanwezig konden zijn en een virtuele vergadering voor de deelnemers die vanop afstand wilden deelnemen. De tolken zaten samen met de deelnemers in de zaal, waarbij de vertaling lokaal uitgestuurd werd en via internet naar de deelnemers op afstand werd gestuurd. Een technologisch hoogstandje dat voor een vlekkeloos resultaat heeft gezorgd. De Engelstalige deelnemers konden alles perfect volgen en ook hun inbreng meegeven aan de vergadering. Hierdoor bespaarde het bedrijf op reiskosten en verloren werktijd zonder in te boeten op efficiëntie in de vergadering.
Kampt u met dezelfde uitdagingen? Bent u voor uw vergaderingen met tolken ook op zoek naar een hybride oplossing? Neem gerust contact op met ons en dan werken we een voorstel op maat uit!
