Privacy: a topic that is becoming increasingly important. Anyone who comes into contact with someone else's data must comply with all kinds of laws and regulations. As a trade fair organizer you also have to deal with a lot of personal data. For example, from exhibitors and their relations. But also from sponsors and other visitors to the fair. Caution is therefore required and that is sometimes quite difficult. Because you don't want to make mistakes when it comes to private data. But what are the actual rules that you have to comply with? And how do you offer your exhibitors and relations sufficient protection?
Protection of personal data is a fundamental right of everyone
The General Data Protection Regulation (GDPR) law has been in force in Europe since 2018. In the Netherlands we have incorporated this European law into the General Data Protection Regulation (GDPR). The Dutch Data Protection Authority (AP) ensures that all these rules are complied with.
As an organizer of an art fair, you also process personal data
This is often not only the data of the exhibitors, but also of sponsors, visitors, stand builders and the press. A group that requires special attention is that of the customers and relations of your exhibitors. For exhibitors, their customers are their raison d'etre. They usually do not hand over this data. It is therefore important to take this into account and find a solution.
What do you have to think about as an organizer of an art fair?
Caution is therefore advised. But how do you do that properly? A number of topics you should take into account:
- Data minimization
Only ask for data that you actually use. So, for example, no address details if you work with online tickets.
- Transparency
Make sure you can clearly indicate in advance why you need that data and what you do with the requested data. And who can see it.
-Right to be forgotten
If someone wants you to delete his or her data, you must comply with that request and delete the data from your file.
Do you want to know whether you as an organizer comply with all the rules regarding privacy?
We understand that sometimes it is all quite a quest. But you don't have to do it alone. There are plenty of helplines. For example, take a look at the website of the Dutch Data Protection Authority (AP). There you will find the GDPR regulation help. This allows you to check whether you comply with the currently applicable regulations. Or that you need to take action.
Eventpartners' event software provides control and overview
At Eventpartners we know what is important when organizing an art fair. Also when it comes to privacy and securing personal data. Reliability is at the top of our priority list and through our years of experience we know how to best achieve this. A sneak peek:
- Each exhibitor receives its own secure environment with 2-factor authentication to invite his or her relations. You as an organizer enter into a processing agreement with your exhibitors about this. This means that you can offer your exhibitors the certainty that no one else will see this data.
- We only work with hosting parties that meet the required ISO certifications and write our software according to privacy by default and privacy by design principles. We therefore already take privacy-enhancing measures during the development of our software. And the default settings are set to be as privacy-friendly as possible. This creates the safest possible system and the software is maximally watertight.
- We advise you as an organizer throughout the entire process. Together we will look at what data you really need. How can we collect this and what can you use this data for?
nl
Privacy: een onderwerp waar steeds meer om te doen is. Iedereen die in aanraking komt met gegevens van een ander moet zich houden aan allerlei wet- en regelgeving. Ook als beursorganisator heb je te maken met veel persoonlijke gegevens. Bijvoorbeeld van exposanten en hun relaties. Maar ook van sponsoren en andere bezoekers van de beurs. Voorzichtigheid is dus geboden en dat is soms best lastig. Want je wilt geen fouten maken als het gaat om privégegevens. Maar wat zijn nu eigenlijk de regels waar je aan moet voldoen? En hoe bied je jouw exposanten en relaties voldoende bescherming?
Bescherming van persoonsgegevens is een grondrecht van iedereen
In Europa geldt sinds 2018 de wet General Data Protection Regulation (GDPR). In Nederland hebben we deze Europese wet verwerkt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet er in Nederland op toe dat al deze regels worden nageleefd.
Als organisator van een kunstbeurs verwerk je ook persoonsgegevens
Vaak zijn dit niet alleen de gegevens van de exposanten, maar ook van sponsoren, bezoekers, standbouwers en pers. Een groep die speciale aandacht vraagt is die van de klanten en relaties van jouw exposanten. Voor exposanten zijn hun klanten hun bestaansrecht. Deze gegevens uit handen geven doen ze meestal niet. Belangrijk dus om daar rekening mee te houden en een oplossing voor te zoeken.
Waar moet je als organisator van een kunstbeurs allemaal over nadenken?
Voorzichtigheid is dus geboden. Maar hoe doe je dat op een goede manier? Een aantal onderwerpen waar je rekening mee moet houden:
- Dataminimalisatie
Vraag alleen data die je ook daadwerkelijk gebruikt. Dus bijvoorbeeld geen adresgegevens als je werkt met online tickets.
- Transparantie
Zorg dat je vooraf duidelijk aan kunt geven waarom je die data nodig hebt en wat je met de gevraagde data doet. En wie het mag inzien.
-Recht om vergeten te worden
Als iemand wil dat je zijn of haar gegevens verwijdert, dan moet je aan dat verzoek gehoor gegeven en de data verwijderen uit jouw bestand.
Wil je weten of jij als organisator aan alle regels rondom privacy voldoet?
We snappen dat het soms allemaal best een zoektocht is. Maar je hoeft het niet alleen te doen. Er zijn genoeg hulplijnen. Kijk bijvoorbeeld eens op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Daar vind je de AVG-regelhulp. Daarmee kun je toetsen of je voldoet aan de nu geldende regelgeving. Of dat je actie moet ondernemen.
De event software van Eventpartners zorgt voor controle en overzicht
Bij Eventpartners weten we wat belangrijk is bij de organisatie van een kunstbeurs. Ook als het gaat over privacy en het veilig stellen van persoonsgegevens. Betrouwbaarheid staat bij ons bovenaan de prioriteitenlijst en we weten door onze jarenlange ervaring hoe we dat het beste in kunnen vullen. Alvast een tipje van de sluier:
- Elke exposant krijgt een eigen veilige omgeving met 2-factorauthenticatie om zijn of haar relaties uit te nodigen. Jij als organisator sluit hierover een verwerkersovereenkomst met jouw exposanten. Dat betekent dat je jouw exposanten de zekerheid kunt bieden dat niemand anders deze gegevens ziet.
- We werken alleen samen met hosting-partijen die voldoen aan de vereiste ISO-certificeringen en schrijven onze software volgens privacy by default en privacy by design principes. We zorgen dus al bij de ontwikkeling van onze software voor privacy verhogende maatregelen. En de standaard instellingen zijn maximaal privacy-vriendelijk ingesteld. Hierdoor ontstaat een zo veilig mogelijk systeem en is de software maximaal waterdicht.
- We adviseren jou als organisator gedurende het hele traject. Samen kijken we welke gegevens je echt nodig hebt. Hoe kunnen we die verzamelen en waar mag je deze gegevens voor gebruiken?
