An effective visitor registration and monitoring system is essential for conference organizers. These systems play a crucial role in not only the management and logistics of the event, but also in ensuring security, privacy and a smooth, personalized experience for every participant. But how do you arrange this smartly? Everything you need to know.
Conference registration and processing of personal data
As an organizer of conferences, you collect various personal data when registering conference visitors. From name and contact information to dietary requirements and preferences for certain sessions. It is important that you collect and process this data in an orderly manner. The General Data Protection Regulation (GDPR) is in force in Europe. This legislation ensures that personal data is stored securely and only used for specific purposes with the participant's consent. As a conference organizer, you must take a number of topics into account based on the GDPR:
- Only record what is necessary
Only ask for data that you actually need and use. For example, do not register address details if you work with online tickets.
- Be transparent about what you record
Make sure you can clearly indicate in advance why you need the data, how and for what purpose you use the data and who is allowed to view the data. Participants must therefore be well informed before entering their details. You must also offer your visitors the option to refuse permission to process this data.
- Delete data on request
If someone has entered their details during registration and subsequently wants you to delete their details, you must comply with that request and delete the data from your file. This has to do with the right to be forgotten.
Visitor registration and security
Safety comes first at every conference. A reliable registration and monitoring system helps conference organizations identify attendees and orchestrate visitor flows before and during the conference, which is important to prevent unwanted crowds and manage emergency situations if they arise.
Monitor visitors (flows) during the conference
Modern event registration systems often offer extensive monitoring and analysis options. By tracking which sessions are the most popular and how attendees move through the event, organizers can gain valuable insights using badge scanning. For example, which stands are frequently visited and which are not? This data can be used to improve the experience at future events, for example by optimizing the layout of rooms or adapting the program to the interests of the participants.
Visitor registration and awarding accreditation points
For many professional conferences, awarding accreditation points is an important pillar. Participants such as medical specialists and lawyers can use these points to demonstrate that they continue to develop within their field. An advanced registration and monitoring system can automate the process of awarding these points. And because it is possible to monitor on the conference day itself which sessions participants have participated in and for how long, a watertight system is created for awarding accreditation points.
Choose an advanced event registration system
An advanced system for visitor registration and monitoring is indispensable for the successful organization of a conference. It not only ensures a streamlined experience for both organizers and participants, but also contributes to safety, respects privacy and supports the professional development of participants. By carefully choosing a system that meets these criteria, you lay the foundation for a successful and memorable event.
Eventpartners' event software provides control and overview
Eventpartners has years of experience with visitor registration at conferences and knows what is important for conference organizations. Efficiency, reliability and privacy go hand in hand for us. This is why conference organizations choose our event registration and monitoring:
- We provide a secure environment to invite people. The main organizer concludes a processing agreement with the other inviting parties for this purpose.
- We only work with hosting parties that meet the required ISO certifications and write our software according to privacy-by-default and privacy-by-design principles. We therefore already take privacy-enhancing measures during the development of our software. And the default settings are set to be as privacy-friendly as possible. This creates the safest possible system and the software is maximally watertight.
- We offer advanced features during the conference, such as a photo booth for on-site badge printing and a digital queuing system for stand visits, so that visitors do not have to physically stand in line.
- We advise you as an organizer throughout the entire process. Together we will look at what data you really need. How can we collect this and what can you use this data for?
nl
Voor organisatoren van congressen is een effectief systeem voor bezoekersregistratie en -monitoring essentieel. Deze systemen spelen een cruciale rol in niet alleen het beheer en de logistiek van het evenement, maar ook in het waarborgen van de veiligheid, privacy en een soepele, persoonlijke ervaring voor elke deelnemer. Maar hoe regel je dit slim? Alles wat je moet weten.
Congresregistratie en het verwerken van persoonsgegevens
Als organisator van congressen verzamel je bij de registratie van congresbezoekers verschillende persoonsgegevens. Van naam en contactinformatie tot dieetwensen en voorkeuren voor bepaalde sessies. Het is van belang dat je deze gegevens op een ordentelijke manier verzamelt en verwerkt. In Europa is namelijk de General Data Protection Regulation (GDPR) van kracht. Deze wetgeving ziet erop toe dat persoonlijke gegevens veilig worden opgeslagen en alleen met toestemming van de deelnemer voor specifieke doeleinden worden gebruikt. Als congresorganisator dien je op basis van de GDPR met een aantal onderwerpen rekening te houden:
- Leg alleen het noodzakelijke vast
Vraag alleen gegevens die je ook daadwerkelijk nodig hebt en gebruikt. Registreer bijvoorbeeld geen adresgegevens als je werkt met online tickets.
- Wees transparant over wat je vastlegt
Zorg dat je vooraf duidelijk aan kunt geven waarom je die data nodig hebt, hoe en waarvoor je de gegevens gebruikt en wie de gegevens mag inzien. Deelnemers moeten dus goed geïnformeerd worden voordat zij hun gegevens invullen. Ook moet je je bezoekers de mogelijkheid bieden om de toestemming tot het verwerken van deze gegevens te weigeren.
- Verwijder gegevens op verzoek
Als iemand bij de registratie zijn gegevens heeft ingevuld en naderhand wil dat je zijn of haar gegevens verwijdert, dan moet je aan dat verzoek gehoor geven en de data verwijderen uit jouw bestand. Dit heeft te maken met het recht om vergeten te worden.
Bezoekersregistratie en veiligheid
Veiligheid staat voorop bij elk congres. Een betrouwbaar registratie- en monitoringsysteem helpt congresorganisaties bij het identificeren van de aanwezigen en het orchestreren van de bezoekersstromen vooraf én tijdens het congres, wat belangrijk is om ongewenste drukte te voorkomen en noodsituaties te managen indien deze zich voordoen.
Bezoekers(stromen) monitoren tijdens het congres
Moderne eventregistratiesystemen bieden vaak uitgebreide monitoring- en analysemogelijkheden. Door met badge-scanning bij te houden welke sessies het meest populair zijn en hoe bezoekers zich door het evenement bewegen, kunnen organisatoren waardevolle inzichten verkrijgen. Welke stands worden bijvoorbeeld druk bezocht en welke niet? Deze data kan gebruikt worden om de ervaring bij toekomstige evenementen te verbeteren, bijvoorbeeld door de indeling van ruimtes te optimaliseren of het programma aan te passen aan de interesses van de deelnemers.
Bezoekersregistratie en het toekenning van accreditatiepunten
Voor veel professionele congressen is het toekennen van accreditatiepunten een belangrijke pijler. Deelnemers zoals medisch specialisten en juristen kunnen deze punten gebruiken om aan te tonen dat ze zich blijven ontwikkelen binnen hun vakgebied. Een geavanceerd registratie- en monitoringsysteem kan het proces van het toekennen van deze punten automatiseren. En doordat op de congresdag zelf kan worden gemonitord aan welke sessies deelnemers hebben deelgenomen en voor hoe lang, ontstaat een waterdicht systeem voor het toekennen van accreditatiepunten.
Kies voor een geavanceerd eventregistratiesysteem
Een geavanceerd systeem voor bezoekersregistratie en -monitoring is onmisbaar voor het succesvol organiseren van een congres. Het zorgt niet alleen voor een gestroomlijnde ervaring voor zowel organisatoren als deelnemers, maar draagt ook bij aan de veiligheid, respecteert de privacy en ondersteunt de professionele ontwikkeling van de deelnemers. Door zorgvuldig een systeem te kiezen dat aan deze criteria voldoet, leg je de basis voor een succesvol en gedenkwaardig evenement.
De eventsoftware van Eventpartners zorgt voor controle en overzicht
Eventpartners heeft jarenlange ervaring met bezoekersregistratie bij congressen en weet wat voor congresorganisaties belangrijk is. Efficiëntie, betrouwbaarheid en privacy gaan bij ons hand in hand. Dit is waarom congresorganisaties voor onze eventregistratie- en monitoring kiezen:
- We bieden een beveiligde omgeving om mensen uit te nodigen. De hoofdorganisator sluit hiervoor een verwerkersovereenkomst met de andere uitnodigende partijen.
- We werken alleen samen met hosting-partijen die voldoen aan de vereiste ISO-certificeringen en schrijven onze software volgens privacy-by-default- en privacy-by-design-principes. We zorgen dus al bij de ontwikkeling van onze software voor privacy-verhogende maatregelen. En de standaardinstellingen zijn maximaal privacy-vriendelijk ingesteld. Hierdoor ontstaat een zo veilig mogelijk systeem en is de software maximaal waterdicht.
- We bieden geavanceerde features tijdens het congres, zoals een photobooth voor on-site badge-printing en een digitaal wachtrijsysteem voor standbezoek, zodat bezoekers niet fysiek in de rij hoeven te staan.
- We adviseren jou als organisator gedurende het hele traject. Samen kijken we welke gegevens je echt nodig hebt. Hoe kunnen we die verzamelen en waar mag je deze gegevens voor gebruiken?
