In recent months, we have discovered the power of online events en masse, but many event professionals have also encountered limitations and challenges such as staying within low budgets, adjusting to new techniques and meeting the changing needs of participants.
Now that online events have definitely conquered their place on the event calendar, it is time to take the digital experience to a higher level.
Video conference = low impact
In 2020, massive efforts were made to hold video conferences to maintain relationships with target groups via easy, ready-made platforms such as MS Teams or Zoom. However, a pleasant viewing experience and professional appearance - which we are so used to at live events - have come on a second place. This is an understandable choice, but the impact of these types of events appears to be low.
Your target group already has enough video calls, so how do you offer them an attractive online alternative? The answer lies in the quality of your event presentation. Quality-produced online events have more impact and therefore deliver more to your organization or client. Online events of TV-worthy quality continue to captivate the viewer and ensure that the message gets across to the audience and, more importantly, that it lingers.
That you can make a difference with quality makes sense. But how do you convince your manager or client to release sufficient budget so that you can offer your participants that valuable TV-worthy quality? Momice gives you five reasons to invest in quality online events.
5 reasons to invest in online events
1. A special experience lingers longer
When you present your new product, strategy or message in an entertaining talk show or impressive virtual world full of interaction with the audience, the chances are much greater that your target group will be motivated to change. The combination of experience, message and interaction will make your audience more enthusiastic about the event and therefore about your company. By exchanging a video conference for a professional studio, you avoid tinny sound, stuttering and grainy images.
2. Speakers stand out better
Working from home means that many people are already in video conferences all day long. The distinction between a meeting and event is therefore too small to register. Content alone, even an external speaker, is not enough to make this distinction.
In a beautiful studio, speakers just stand out better. A different setting and a good director ensure that speakers come across much more effectively. And so does the message.
3. Professional appearance creates impact
Show the participants that you take them seriously by investing in quality. If you have an important message to convey, provide a setting and professional presentation that gets the message across. Such quality leads to more confidence in the product and organization, and the chance is therefore greater that your target group will really become involved.
4. Audience interaction provides valuable information
The more you ask your audience, the better you know what they need. As you get to know the target group, you can shape the strategy of your organization, adapting future events accordingly. In this way you can also test whether your message has come across well and what additional requirements your next product or service must meet.
5. Reusing content saves money
A professional, well-directed and recorded online event offers a wealth of valuable content that you can reuse for marketing. Memorable quotations from speakers and sharp analyses from presenters can easily be shared on social media and thus easily attract new customers.
Quality costs money
Quality costs money. This truth is no different for online events than for physical events. Actually, you are dealing with the same cost items as with real-life events, with the exception of catering.
At a glance, the costs for online events include the following:
Location: In addition to a physical location where you record the live event, you also need a digital location: the streaming or event platform where your audience can participate.
Concept: Of course you want a program that is rock-solid. The content must be top-quality, but also the picture must be visually attractive. Scripting and direction are therefore essential parts of online events.
Technology: Because you are essentially making a television program, you are going to need a supplier for cameras, sound and light. This can be your regular AV supplier, but also a party that, in addition to technology, is responsible for directing the broadcast.
Crew: A good online event is of course not possible without a professional team. You will need cameramen, sound technicians, lighting experts and directors.
Interaction: Don't forget to interact with your audience, to get them involved from the very first second. Consider, for example, suitable software and a moderator for polls and viewer questions.
Presenter: A good presenter or moderator welcomes the audience and enters into conversation with the guests or speakers. Choose people with professional experience who are used to telling their story in front of a camera. Such a moderator makes the experience much more involving for the viewer.
Levels of online events
Now that you understand the requirements for a good online event, you might ask, “what is the bottom line? what will it cost”? To answer that question we will describe two different levels. For a quality online event that meets your needs you can choose between a 'webinar deluxe' or a 'studio quality' event.
Webinar deluxe
You can record a 'webinar deluxe' at home or at the office using two or three cameras. You can supplement this setup with good light and a microphone that produces crystal-clear sound. You can take control yourself, but it is advisable to call in someone else to direct. A production of this size costs on average between 500 and 3,000 dollars per event. This webinar setup works well for knowledge sessions and internal training.
Studio quality
For larger and more complex events such as a relationship event, product launch or knowledge event, you can exchange the living room or office for a real studio or beautiful location. As the program becomes more extensive, so will the technology (camera, light and sound crews, direction). With the rental of a studio and the deployment of professional technicians, the cost will range between 7,000 and 15,000 dollars.
Looking for the perfect platform to host your online event? Have a look at Momice:
De afgelopen maanden ontdekten we massaal de kracht van online events, maar veel event professionals liepen ook tegen beperkingen en uitdagingen aan. Lagere budgetten, nieuwe technieken en een veranderende behoefte bij de deelnemers.
Nu online events definitief hun plek op de eventkalender hebben veroverd, is het tijd om de digitale beleving naar een hoger niveau te tillen.
Videoconference = lage impact
In 2020 werd er massaal ingezet op de 'videoconference' events, via platformen als MS Teams of Zoom. Eenvoudig en in korte tijd in te richten, om zo de relatie met de doelgroep in stand te houden. Daarbij zagen we dat een prettige kijkersbeleving en professionele uitstraling - die we bij live events zo gewend zijn - op een tweede plaats kwamen. Een begrijpelijke keuze, maar de impact van dit type events blijkt laag.
Jouw doelgroep heeft al genoeg video calls, dus hoe bied je hen als organisator een aantrekkelijk online alternatief? Het antwoord ligt in de kwaliteit van je event. Kwalitatieve online events hebben meer impact, en leveren jouw organisatie of opdrachtgever dus meer op. Online events van tv-waardige kwaliteit blijven de kijker boeien en zorgen dat de boodschap beter bij het publiek overkomt en - nog belangrijker - dat deze ook blijft hangen.
##asset-312##
Dat je met kwaliteit het verschil kunt maken klinkt logisch. Maar hoe overtuig je jouw manager of opdrachtgever om voldoende budget vrij te maken, zodat jij jouw deelnemers die waardevolle tv-waardige kwaliteit kunt bieden? Momice geeft je 5 redenen om te investeren in kwalitatieve online events.
5 redenen om te investeren in online events
1. Een bijzondere beleving blijft langer hangen
Wanneer je jouw nieuwe product, strategie of boodschap presenteert in een gelikte talkshow, of indrukwekkende virtuele wereld vol interactie met het publiek, is de kans een stuk groter dat je doelgroep hiermee aan de slag gaat. De combinatie van beleving, boodschap en interactie maakt jouw publiek enthousiast over het event en dus over jouw bedrijf. Door een videoconference in te ruilen voor een professionele studio, voorkom je blikkerig geluid, haperingen en korrelig beeld.
2. Sprekers komen beter tot hun recht
Door thuiswerken zitten veel mensen de hele dag al in videoconferences. Het onderscheid tussen een meeting en event is daardoor te klein. Alleen de inhoud of een externe spreker is niet voldoende om dit onderscheid te maken.
In een mooie studio komen sprekers veel beter tot hun recht. Een andere setting met goede regie zorgt ervoor dat de sprekers veel beter overkomen. En de boodschap dus ook.
3. Professionele uitstraling zorgt voor impact
Laat de deelnemers zien dat je ze serieus neemt, door te investeren in kwaliteit. Als je een belangrijke boodschap te brengen hebt, zorg dan voor een setting en professionele presentatie waardoor de boodschap binnenkomt. Dit leidt tot meer vertrouwen in het product en de organisatie. En de kans is dan ook groter dat jouw doelgroep echt in beweging komt.
Hoe meer je vraagt aan je publiek, hoe beter je weet waar ze behoefte aan hebben. Doordat je de doelgroep leert kennen, kun je de strategie van je organisatie vormgeven – en daar toekomstige events op aanpassen. Je kunt op deze manier ook testen of de boodschap is aangekomen en waar jouw volgende product of service aan moet voldoen.
5. Content hergebruiken bespaart geld
Een professioneel online event biedt een schat aan waardevolle content die je kunt hergebruiken binnen de marketing strategie. Mooie quotes van sprekers en scherpe analyses van presentatoren kunnen makkelijk gedeeld worden op social media en trekken zo eenvoudig nieuwe klanten aan. Ook leent een professionele, goed geregisseerde opname zich heel goed voor hergebruik op een later moment.
##asset-313##
Kwaliteit kost geld
Kwaliteit kost geld. Dat is bij online events niet anders dan voor fysieke events. Eigenlijk heb je te maken met dezelfde kostenposten als bij real-life, met uitzondering van de catering.
De kosten voor online events op een rij:
Locatie: naast een fysieke locatie - daar waar je het event (live) opneemt - heb je ook een digitale locatie nodig, het streaming of event platform waar je publiek aan het event kan deelnemen.
Concept: natuurlijk wil je een programma dat staat als een huis. Inhoudelijk moet het kloppend zijn, maar ook visueel moet het plaatje kloppen. Scripting en regie zijn daarom een essentieel onderdeel bij online events.
Techniek: omdat je TV gaat maken schakel je een leverancier in voor camera’s, geluid en licht. Dit kan je vaste AV-leverancier zijn, maar ook een partij die naast techniek zorgt voor de regie van de uitzending.
Crew: een goed online event kan natuurlijk niet zonder een vakkundig team. Denk aan cameramensen, geluidstechnici, lichtexperts en regisseurs.
Interactie: vergeet absoluut de interactie met je publiek niet, om hen vanaf de eerste seconde bij het programma te betrekken. Denk bijvoorbeeld aan passende software en een moderator voor kijkersvragen en peilingen.
Presentator: een goede presentator of dagvoorzitter verwelkomt het publiek en gaat in gesprek met de gasten of sprekers op het event. Kies voor mensen met TV-ervaring, die gewend zijn om voor een camera hun verhaal te doen. Dat maakt de beleving voor de kijker wel zo prettig.
Niveaus van online events
Nu je alle kostenposten op een rij hebt, kun je je afvragen: wat kost een online event onderaan de streep? Om die vraag te beantwoorden hebben we een onderverdeling gemaakt in 2 niveau’s. Voor een kwalitatief online event kun je kiezen tussen een ‘webinar deluxe’ of event van ‘studiokwaliteit’.
Webinar deluxe
Een ‘webinar deluxe’ kun je thuis of op kantoor opnemen, met 2 of 3 camera’s. Deze opstelling vul je aan met goed licht en een microfoon voor kraakhelder geluid. Je kunt zelf aan de knoppen gaan zitten, maar het is aan te raden om iemand in te schakelen voor de regie. Een productie van deze omvang kost gemiddeld tussen de 500 en 3.000 euro per event. Deze webinar-opstelling werkt ook goed voor kennissessies en interne trainingen.
Studiokwaliteit
Voor grotere en meer complexe events kun je de woonkamer of het kantoor inruilen voor een echte studio of toffe locatie. Denk aan een relatie-event, productlancering of kennisevent. Het programma is uitgebreider, net als de techniek (camera- licht- en geluidcrew, regie). Met de huur van een studio en inzet van professionele technici zal het kostenplaatje tussen de 7.000 - 15.000 euro uitkomen.
Overtuig jouw opdrachtgever of leidinggevende
Het loont dus de moeite om te investeren in online events. Maar weten jouw opdrachtgevers en leidinggevende dit ook? Momice heeft een handige presentatie gemaakt die jou kan helpen om hen te overtuigen. Download hem hier.
Why cookies? They are not only necessary for the functionality of our website and for improving your browser experience, but they are also needed for social media integration and marketing purposes. Click on 'I understand' to accept the cookies, our Terms of Use and Privacy Policy. Or click on to change your cookie preferences.
