Momice celebrated her 10th anniversary last week. Of course with an event! The most common feedback: amazing how warm and personal it felt. I also want this for my events!
1. Send a personal opening statement via a podcast
Each event usually starts together in a plenary session with an opening speech. You can replace this with a personal welcome message by sending the director / host or hostess in the form of a podcast. A pre-recorded audio message that you send the morning of the event. So that everyone along the way can hear the story and already has the practical information about the event.
2. Bring the corporate identity to life
When you create a unique corporate identity for an event, it contributes to the experience for the participants when you are completely 'immersed'. That starts from the invitation and all subsequent emails and event website. But also at the location by implementing that corporate identity in the branding & signage and the presentations of the speakers. Work the branding & signage into all communication at the event, such as check-in, catering, toilets, maps, or other information points.
3. Welcome all participants personally
Your participants probably had to do a lot to come to the event. Reward their attention to your event with the personal attention of the host or hostess by welcoming everyone at the door.
4. Offer small interactive sessions
Large plenary keynotes are often impersonal because as a participant you are one of hundreds. That makes asking questions and participating scary. When you create small interactive sessions, you make it much more accessible for participants to participate.
5. Make sure your participants never have to search for information
It is often forgotten how much communication needs to be done to ensure that all participants participate in the event smoothly. Too often, participants are still looking for the location and parking space. Make sure that all information about the location, parking, check-in, the program, who is coming is easily available. for example, on an event website and you use the email for the most important notifications.
6. Connect your participants with a game
One of the main reasons for participants to go to a physical event is to meet people. Networking alone is often only possible after the substantive program, during drinks. Ultimately, there is little networking there because people leave or do not approach people themselves. Then that's a huge shame. When you use a game during the program, you ensure that everyone is guided to meet new people. This can be done, for example, during lunch, where you are paired with other participants, or during an interactive session during the program.
7. Make sure that the host and the organization have all the time for their guests
Physical events often aim to establish new relationships or strengthen existing relationships. Therefore, make sure that the host/hostess has all the time during the event to focus solely on her guests. And not to be concerned with practical matters. Don't hang around backstage. But in conversation with your target group.
8. Offer flexible work on location
With a flexible workplace at an event location you remove the barrier to not coming because people are busy or have something to do that day. Especially if an event lasts all day, this flexible workspace can be the reason that people can come.
9. Offer your participants a program for as long as they want
Due to the current workload, you can use a flexible program to ensure that your invitee comes because he/she does not have to be there all day. With a 'festival' programming you actually say; come whenever you want. You decide how much you enjoy the program without them having to feel 'guilty' if they come late or leave early.
10. Ensure that the expert sessions are fully adapted to the target group
Events are experienced much more personally if the substantive sessions fully meet the needs of the target group. Too often a 'standard Keynote' story is told where the participant has to come up with an application to his or her world. When you brief your speakers / experts to ensure that the story really connects to the target group with examples and questions from 'their world', this contributes enormously to personal experience and also that they will do something with the new information.
Momice vierde vorige week haar 10-jarig jubileum. Uiteraard met een event! De meest gehoorde feedback: geweldig hoe warm en persoonlijk het voelde. Dit wil ik ook voor mijn events!
1. Een persoonlijk openingswoord via een podcast versturen
Ieder event begint meestal gezamenlijk plenair met een openingswoord. Dat kun je vervangen door een persoonlijk welkomstboodschap door de directeur / gastheer of gastvrouw in de vorm van een podcast te sturen. Een vooraf opgenomen audiobericht die je stuurt de ochtend van het event. Zodat iedereen onderweg die het verhaal kan horen en de praktische informatie over het event al mee heeft.
2. Breng de huisstijl tot leven
Wanneer je voor een event een unieke huisstijl maakt draagt dat bij aan de beleving voor de deelnemers wanneer je helemaal ‘ondergedompeld’ wordt. Dat begint al vanaf de uitnodiging en alle opvolgende e-mails en event website. Maar ook op de locatie door die huisstijl in de branding & signage door te voeren en de presentaties van de sprekers. Werk de branding & signage door bij alle communicatie op het event, zoals bij het inchecken, bij de catering, WC’s, plattegronden, of andere informatiepunten.
3. Heet alle deelnemers persoonlijk welkom
Jouw deelnemers hebben waarschijnlijk er veel voor moeten doen om naar het event te komen. Beloon hun aandacht voor jouw event met de persoonlijke aandacht van de gastheer of vrouw door iedereen welkom te heten bij de deur.
##asset-561##
4. Bied kleine interactieve sessies
Grote plenaire keynotes zijn vaak onpersoonlijk omdat je als deelnemer 1 van de honderden bent. Daardoor is vragen stellen en meedoen ook eng. Wanneer je kleine interactieve sessies maakt, maak je het veel laagdrempeliger voor deelnemers om mee te doen.
5. Zorg dat je deelnemers nooit naar informatie hoeven te zoeken
Het wordt vaak vergeten hoeveel er gecommuniceerd moet worden om alle deelnemers op een soepele manier aan het event te laten deelnemen. Te vaak zijn deelnemers nog aan het zoeken naar de locatie en parkeerplaats. Zorg ervoor dat alle informatie over de locatie, parkeren, inchecken, het programma, wie er komt makkelijk beschikbaar is. in bijvoorbeeld een event website staat en je de e-mail gebruikt voor de belangrijkste notificaties.
6. Verbind je deelnemers met een spelvorm
Een van de belangrijkste redenen voor deelnemers om naar een fysiek event te gaan is om mensen te ontmoeten. Alleen netwerken is vaak alleen mogelijk na het inhoudelijke programma, bij de borrel. Daar wordt uiteindelijk weinig genetwerkt omdat mensen weggaan of niet zelf op mensen afstappen. Dan dat enorm zonde. Wanneer je een spelvorm gebruikt tijdens het programma zorg je ervoor dat iedereen wordt begeleid om nieuwe mensen te ontmoeten. Dat kan bijvoorbeeld bij de lunch, dat je gekoppeld wordt met andere deelnemers, of een interactieve sessie tijdens het programma.
7. Zorg dat de host en de organisatie alle tijd heeft voor haar gasten
Fysieke events hebben vaak als doel om nieuwe relaties aan te gaan of bestaande relaties te versterken. Zorg ervoor dat de gastheer/vrouw daarom gedurende het event alle tijd om zich alleen maar op haar gasten te richten. En niet met praktische zaken bezig te zijn. Niet backstage blijven hangen. Maar in gesprek met je doelgroep.
8. Bied een flexwerk op de locatie
Met een flexwerkplek op event locatie haal je de drempel weg om niet te komen omdat mensen druk zijn of die dag nog wat moeten doen. Zeker bij een event de hele dag duurt kan deze flexwerkruimte de reden zijn dat mensen wel kunnen komen.
##asset-562##
9. Bied je deelnemers een programma zo lang als ze zelf willen
Vanwege de huidige werkdruk die er is kan je met een flexibel programma ervoor zorgen dat je genodigde wel komt omdat hij/zij niet er de hele dag hoeft te zijn. Met een ‘festival’ programmering zeg je eigenlijk; kom wanneer je wil. Je bepaalt zelf hoeveel je van het programma zonder dat ze zich ‘schuldig’ hoeven te voelen als ze later komen of eerder weggaan.
10. Zorg dat de sessies van experts volledig aangepast zijn op de doelgroep
Events worden veel persoonlijker ervaren als de inhoudelijke sessies ook volledig aansluit op de behoeftes van de doelgroep. Te vaak wordt er nog een ‘standaard Keynote’ verhaal verteld waar de deelnemer dan zelf een toepassing moet bedenken naar zijn of haar wereld. Wanneer je jouw sprekers / experts brieft om het verhaal echt aan te laten sluiten op de doelgroep met voorbeelden, vragen uit ‘hun wereld’ draagt dat enorm bij aan persoonlijke ervaring en ook dat ze met de nieuwe informatie iets gaan doen.
Why cookies? They are not only necessary for the functionality of our website and for improving your browser experience, but they are also needed for social media integration and marketing purposes. Click on 'I understand' to accept the cookies, our Terms of Use and Privacy Policy. Or click on to change your cookie preferences.
